stempel verhaltensregeln I

Die Feder ist mächtiger als das Schwert…
…und das gesprochene Wort ist effizienter als eine Email die durch das ganze Haus geistert und für Ärgernis sorgt.

Immer wieder werde ich darauf angesprochen, in den Unternehmen dafür zu sorgen, dass intern wieder mehr miteinander gesprochen wird, wichtige Themen oder auch Konflikte mündlich geklärt werden und nur noch das Ergebnis daraus per Schrift und in der heutigen Zeit als Email festgehalten werden. Immer wieder werden Konflikte, Meinungsverschiedenheiten und Verständnisdifferenzen per Emailverkehr ausgetragen. Oftmals mit einem Verteiler, der zum Schluss das halbe Unternehmen beinhaltet. Mit Cc. (Copy) und auch noch Bcc. (Blind Copy) bindet diese Vorgehensweise wichtige produktive Zeit und kostet die Beteiligten meistens nur Nerven und das Unternehmen eine Menge Geld.

Trainingsmaßnahmen für ein funktionierendes internes Kommunikationsverhalten können da Wunder wirken. Doch Verhalten ist nicht von heute auf Morgen austauschbar. Immer wieder verfallen wir, wenn wir uns über etwas oder jemanden ärgern schnell wieder in die alten Muster. Der Mensch will von dem neuen Verhalten überzeugt werden, er muss das notwendige Wissen (Werkzeuge) dazu haben und er muss es verinnerlicht und geübt haben, damit es auch im Stressfall abrufbar ist.

Deswegen rate ich immer zu folgender Vorgehensweise, die aus meiner Erfahrung heraus die besten Erfolge verspricht:

Stufe 1:
Die Teilnehmer in Simulationen und Aufgaben „erleben“ lassen, wie schnell man trotz guter Absichten in ein sog. abwehrendes oder angreifendes Muster verfällt. In den Köpfen der Teilnehmer beginnt ein Umdenkprozess.

Stufe 2:
Wirkungsvolle kommunikative und deeskalierende Werkzeuge vermitteln, mittels Aufgaben, Workshops und Lerneinheiten.

Stufe 3:
Mittels praktischer Erlebnisse und Vorkommnisse in Simulationen unter Anwendung der kommunikativen Werkzeuge nach Lösungen suchen.

Stufe 4:
Eine eigene interne Unternehmens-Kommunikations-Philosophie oder ein Regelwerk entwickeln LASSEN. Es ist wichtig, dass die betroffenen Mitarbeiter selbst und im Einverständnis dieses Regelwerk entwickeln. Es ist nur von kurzer Dauer, wenn nur der Führungskreis dieses Regelwerk im Unternehmen erstellt und publiziert. Es wird dann nur übergestülpt aber selten gelebt. Der Vorteil: Ein neuer Mitarbeiter wir von allen Beteiligten dazu angehalten das gemeinsame „Baby“ zu pflegen.

Es ist allerdings sehr wichtig, dass der Führungskreis ebenfalls und als beispielhaftes Vorausgehen diese Stufen selbst durchläuft.

Als Ergebnis im Bezug auf z. B. den internen Emailverkehr könnte sein:

  1. (An) wird gelesen und erfordert Aktion
    (Cc.) Lesepflicht ohne Aktion
    (Bcc.) gilt es zu vermeiden, ansonsten nur als Information.
  2. Es werden nur die Personen in die Email involviert, die das Thema auch wirklich betrifft.
  3. Kurze und klare Texte. Mails werden nach Erkenntnissen moderner Arbeitsstudien nur überflogen und wenig gelesen.
  4. Bei kurzen Informationen wird nur die Betreffzeile als Botschaft übermittelt.
  5. Bei mehr als 3x „Email-Ping-Pong“ umgehend das persönliche Gespräch suchen.
  6. Bei einer Eskalation des Themas und wenn die Parteien keine Einigung finden, werden die entsprechenden Vorgesetzten beidseitig informiert.

So kann z. B. ein internes Regelwerk, für Ruhe sorgen und den Arbeitsfluss im Unternehmen erleichtern. Denn, wie heißt es so schön?:

Sprechenden Menschen kann geholfen werden!

Ihr/Euer Frank Mohr

Die Feder ist mächtiger als das Schwert…
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